Inkoop direct voor order

Inkoop direct voor order is een heel krachtige functie binnen PD&M en zeker zo belangrijk als de materiaalplanning en capaciteitsplanningen. Ooit werd (wordt?) PD&M ingezet om bedrijven te reorganiseren met behoud van personeel. PD&M vormde (vormt) de rode draad door het bedrijf (workflow heet dat tegenwoordig).

De inkoopmodule van PD&M is er primair op gericht om snel en doeltreffend inkoopcontracten op te maken. Met name in een vroeg stadium voor de kritische koopdelen. maar uiteraard daarna net zo goed voor alle andere benodigde koopdelen. En passant wordt uietraard ook ingekocht voor aanvulling van de voorraad op basis van signalering in de materiaalplanning.

Het inkoopproces is uitvoerig beschreven in het cursusboek inkoop dat u bij de downloads aantreft. Niettemin gaan we het proces inkoop hieronder nog even met wat plaatjes toelichten.

Bovenstaand starten we met de opmaak van een nieuwe inkoopopdracht. Elke inkoopopdracht koppelen we uiteraard aan een ordernummer en leverancier. PD&M kent een uniek document nummer toe. Op bovenstaand scherm zien we ook de verwijzing naar een werfpunt, zoals scheepsbouwers gebruiken. Voor machinebouw wordt deze toepassing wel gebruikt als budgetpunt. Rest spreekt ons inziens voor zich.

Bij opmaak van het document maken we onderscheid tussen bestelregels en tekstregels. Voor het snel opmaken van documenten maakt de Pd&M 'er gebruik van kopieerfunctie voor selecteren gegevens uit andere documenten (Inkoop, stuklijst, verkoopfactuur), gebruikt  tekst blokken of kopieert tekst uit bijvoorbeeld email. Tekst uit email wordt geformatteerd tot maximaal 45 karakters per regel. Onderstaand een knipsel uit het cursusboek inkoop dat enkele iconen (zichtbaar na klik op het wisselicoon) toelicht.

Na opslag van de inkoopopdracht kan deze verzonden worden naar de leverancier. Sinds 2015 kunt u onderstaande form naast uw PD&M sessie op uw scherm zetten om inkoopopdrachten snel per email als .pdf bijlage naar de leverancier te sturen. Met wellicht tevens de bijbehorende (snij-)tekeningen.

De button Magazijn genereert het Magazijn Kontrolerapport voor intern gebruik/noteren chargenummers en afwijkingen. Dit document is de basis voor het boeken van de inkoop-goederenontvangst waarbij direct het chargenummer en de leveranciersbeoordeling wordt ingegeven.

Alle documenten maakt u (uw systeembeheerder) zelf op met de grafische opmaaktaal voor documenten in PDM2012. Zie hiervoor de (Engelstalige) installatiehandleiding 'Configuring Devices' bij de downloads. Speciaal geschreven voor de Duitstalige/Engelstalige systeembeheerders die elders PD&M systemen beheren.

Veel overzichten - met telkens dezelfde '20 Tab' Excel-achtige indeling - staan de inkoopafdeling tot haar beschikking. Links een samenstelling-scherm tijdens het verzamelen van opdrachten uit het archief. Om de gebruikers te laten zien dat het systeem 'even bezig' is wordt het scherm gematteerd met een blauw lijnraster. 

Een mogelijk resultaat met selectie op O-ring en vi (Viton, een pakkingsmateriaal) via direct search in dit archief. Direct Search wordt uitgelegd bij één van de Down Loads. Het is niet meer weg te denken bij de PD&M'ers die snel iets willen opzoeken. Getoonde overzichten zijn met enkele muisklikken per gebruiker (terminal) in te delen. En dan ook nog tot en met 20 tegelijk op dezelfde dataselectie.. 

Levertijdbewaking:

Even een terugblik naar een situatie omgeving uit 2009: onderstaand zien we een scherm met openstaande inkopen gesorteerd op leverjaar/week/dag. Elk onderdeel is duidelijk benoemd en te rechterzijde ook van het tekeningposnummer voorzien. (Tekeningnummers staat in de opdracht en afgeleide documenten, zoals Magazijn Controlerapport).

Goederenontvangst controle in Magazijn vindt plaats met het Magazijn Controle rapport in de hand. Links zien we zo'n document. Althans het gedeelte zonder de verdere bedrijfsgegevens. 


Elk onderdeel is concreet benoemd. Elk onderdeel is in principe even belangrijk vanuit de gedachte dat je het geheel niet kan maken als je een deel mist.  Daarom vindt aan de bron brede onderdeelspecificatie plaats om vervolgens verder in het (PD&M)proces stapsgewijs opvolging te geven aan:

•  tijdige levering
• vastlegging levering met charge en beoordeling leveranciersgedrag (codering Te laat, fout materiaal, folie beschadigd, verkeerd materiaal etc.). Zie onderstaand scherm inkoop goederen ontvangst
• In een latere fase vindt bij Administratie (denk aan de functiescheiding) de factuurboeking/prijsvergelijk/hoeveelheidsvergelijk(ontvangst en besteld) plaats met XML koppeling naar de financiële administratie

Merk op dat deze schermen niet al de fijnmazig in opzet zijn: flinke letters en cijfers zodat je die leesbril thuis kan laten. Net als bij de supermarktkassa anno 2021.

Bij Administratie: